Biuletyn Informacji Publicznej
Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna w Puszczykowie

Informacje dotyczące RODO

Inspektor Ochrony Danych Osobowych

Marcin Mrozik

e-mail: iod@ppppuszczykowo.pl

Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych

Szanowni Państwo,

zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 27 kwietnia 2016 r. nr 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu tych danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) informujemy, że:

1. Administratorem danych osobowych Pani/Pana i/lub dziecka/podopiecznego jest Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna, ul. Żupańskiego 2, 62-040 Puszczykowo.
2. Z Administratorem można skontaktować się pisemnie za pomocą poczty tradycyjnej na adres: ul. Żupańskiego 2, 62-040 Puszczykowo lub za pomocą poczty e-mail pod adresem: ppppuszczykowo@powiat.poznan.pl.
3. Zapewniamy wszelkie środki fizycznej, technicznej i organizacyjnej ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym czy umyślnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem czy dostępem, zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami.
   Wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych z którym można się skontaktować za pomocą poczty e-mail pod adresem: iod@ppppuszczykowo.pl.
4. W stosunku do Państwa danych, które przetwarzamy, mają Państwo następujące prawa: żądania od Administratora dostępu do Państwa danych osobowych oraz otrzymania ich kopii; żądania od Administratora sprostowania (poprawiania) Państwa danych osobowych; żądania od Administratora usunięcia Państwa danych osobowych w sytuacji gdy przetwarzanie nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa; żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych; wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych; przenoszenia Państwa danych osobowych; wniesienia skargi do Prezesa Urzędu ds. Ochrony Danych Osobowych (dane kontaktowe na stronie urzędu pod adresem www.uodo.gov.pl) w przypadku gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO.
5. Państwa dane osobowe przetwarzane są ponieważ spełniony został co najmniej jeden z następujących warunków art. 6 ust. 1 i/lub art. 9 ust. 2 RODO: wyrażenie zgody przez osobę, której dane dotyczą; wykonanie umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą; wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze; wykonywanie przez Administratora zadania realizowanego w interesie publicznym; realizacja celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora.
6. Państwa dane osobowe przetwarzamy w jednym lub kilku nast. celach:
   • świadczenia pomocy psychologiczno-pedagogicznej,
   • prawidłowego wykonania obowiązków Poradni w związku z realizowaniem przez nią zadań ustawowych i statutowych,
   • przeprowadzenia zajęć oraz badań organizowanych przez Poradnię,
   • w przypadku wystąpienia o opinie/orzeczenia dane będą przetwarzane w celu diagnozy i wydania opinii/orzeczenia,
   • w przypadku przetwarzania na podstawie zgody – w celach każdorazowo określonych w treści zgody,
   • odpowiedzi na przesłaną wiadomość lub zapytanie telefoniczne, realizacji działań o które się Państwo zwrócili lub przesyłania informacji marketingowych jeśli wyrazili Państwo na to zgodę,
   • realizacji umowy (w tym w celach kontaktowych niezbędnych do jej realizacji) lub podjęcia działań na Państwa żądanie w celu jej zawarcia.
7. Państwa dane osobowe udostępniamy lub możemy udostępnić następującym odbiorcom: firmie realizującej dla Poradni outsourcing Inspektora Ochrony Danych Osobowych, firmie dostarczającej oprogramowanie kadrowo-płacowe oraz innym firmom świadczącym usługi serwisowe lub w zakresie IT. Odbiorcami mogą być również podmioty współpracujące zgodnie z obowiązującym prawem z Poradnią w zakresie pomocy psychologiczno-pedagogicznej oraz organ nadzorczy Poradni. Dane przetwarzane są na podstawie umowy z nami i wyłącznie z naszego polecenia lub na podstawie przepisów prawa. Nie udostępniamy żadnym podmiotom zewnętrznym Państwa danych na użytek własny – jedynie do realizacji określonych powyżej zadań. Wszyscy, którzy przetwarzają Państwa dane osobowe zapewniają bezpieczeństwo danych i wypełniają wszystkie obowiązki w zakresie ochrony danych osobowych.
8. Państwa dane osobowe nie są przekazywane do odbiorców w państwach trzecich, tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) lub do organizacji międzynarodowych.
9. Przechowujemy Państwa dane osobowe wyłącznie przez okres niezbędny do osiągnięcia celów, do jakich dane zostały zgromadzone lub przez okres określony prawem. Będą one przetwarzane zgodnie z Rzeczowym Wykazem Akt przez 25 lat w przypadku klientów, którym zostało wydane orzeczenie lub opinia o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju i 10 lat w pozostałych przypadkach. W stosunku do danych przetwarzanych na podstawie zgody – do momentu jej wycofania. W przypadku przetwarzania w celu udzielenia odpowiedzi na pytanie – przez 1 rok od zakończenia korespondencji. W pozostałych przypadkach będzie to okres przedawnienia roszczeń lub inne okresy przewidziane prawem.
10. W oparciu o Państwa dane osobowe nie podejmujemy zautomatyzowanych decyzji, nie dokonujemy również na ich podstawie automatycznego profilowania.
11. Na terenie wokół budynku Poradni Państwa wizerunek może zostać nagrany i utrwalony. O stosowaniu monitoringu wizyjnego informują widoczne tablice zawierające klauzulę informacyjną RODO oraz tabliczki z piktogramem kamery w miejscach zbierania wizerunku. Administratorem Państwa danych osobowych zbieranych przez monitoring jest Liceum Ogólnokształcące im. Mikołaja Kopernika w Puszczykowie, ul. Kasprowicza 3, 62-041 Puszczykowo. Z Administratorem można kontaktować się telefonicznie pod nr 61 813 34 11 lub mailowo: lopuszczykowo@powiat.poznan.pl.

Z poważaniem: Dyrektor Poradni, mgr Maria Bobrowska.

Zasady udostępniania danych osobowych przez Poradnię.

Zasady ogólne

1. Dane osobowe udostępniamy wyłącznie uprawnionym podmiotom, zgodnie z przepisami RODO.
2. Podmiot zwracający się o udostępnienie jest zobowiązany podać podstawę prawną i cel udostępnienia oraz wskazać zakres danych, o jakie wnioskuje. Poza przypadkiem określonym w punkcie 8 poniżej, rozpatrujemy wyłącznie wnioski dostarczone w formie pisemnej (dopuszczalna jest forma elektroniczna uwierzytelniona podpisem kwalifikowanym lub ePUAP organu).
3. W przypadku braku podstawy lub przywołania niewłaściwej podstawy we wniosku, zwrócimy się do wnioskodawcy z prośbą o uzupełnienie wniosku.
4. Przed udostępnieniem danych osobowych, w przypadku wątpliwości co do tożsamości nadawcy wniosku, jesteśmy zobowiązani poprosić o weryfikację tożsamości wnioskodawcy oraz jego uprawnień do otrzymania wnioskowanych danych.
5. Zgodnie z zasadą rozliczalności, fakt udostępnienia dokumentujemy za pomocą protokołu oraz wpisu w ewidencji udostępnień lub, w przypadku systemów informatycznych, za pomocą odpowiednich funkcji w systemie informatycznym.
6. Udostępniane dane zabezpieczamy: a. dane udostępniane w formie elektronicznej będą zaszyfrowane a hasło dostępu przekażemy za pomocą innych środków komunikacji (np. telefonicznie). Dane udostępniane w formie papierowej należy odebrać osobiście. W wyjątkowych okolicznościach, na podstawie uzasadnionego wniosku, przesyłamy dane za potwierdzeniem odbioru lub dostarczamy bezpośrednio do podmiotu wnioskującego.
7. Podmioty uprawnione na podstawie przepisów (m.in.: Komornik, Ośrodek pomocy społecznej, Policja, Prokuratura, Sąd, Straż Graniczna, Zakład Ubezpieczeń Społecznych) są zobowiązane do przedłożenia wniosku lub innego pisma urzędowego, w którym zawarte będą elementy wskazane w punkcie 2 powyżej oraz umożliwiające identyfikację wnioskodawcy.
8. W przypadku żądania udostępnienia danych osobowych przez Wojsko, Policję lub inne upoważnione służby w celu umożliwienia prowadzenia śledztwa lub innego przewidzianego prawem postępowania (gdy okoliczności wymagają niezwłocznego działania), stosujemy następujące zasady:
   1. weryfikujemy tożsamość funkcjonariusza (na podstawie stosownej legitymacji),
   2. ustalamy zakres danych koniecznych w celu umożliwienia prowadzenia postępowania,
   3. jeśli to możliwe, udostępniamy dane przez przekazanie koniecznych informacji ustnie lub umożliwiając wgląd w dane. Zgodnie z zasadą minimalizacji udostępniamy tylko dane konieczne do realizacji celu oraz w taki sposób, by nie narażać praw i wolności innych osób.
   4. sporządzamy notatkę służbową lub protokół zdawczo-odbiorczy (w przypadku udostępnienia kopii danych na nośniku), zawierający co najmniej: data udostępnienia, organ wnioskujący, zakres udostępnianych danych, dane funkcjonariusza, podstawa prawna udostępnienia, podpisy obu stron.
9. Wniosek o udostępnienie danych mogą składać też osoby trzecie (np. bank, przyszły pracodawca). Wniosek również musi zawierać elementy wskazane w punkcie 2 powyżej. W przypadku braku wyraźnej podstawy prawnej, wniosek może zostać zrealizowany na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą. Zgodę taką składa osoba, której dane dotyczą, w jeden z następujących sposobów:
   1. wypełniając i składając odpowiedni formularz w siedzibie Administratora (weryfikujemy tożsamość osoby składającej wniosek przez wgląd w dokument tożsamości);
   2. wysyłając zgodę pocztą elektroniczną z kwalifikowanym podpisem elektronicznym;
   3. wysyłając zgodę przez ePUAP z potwierdzeniem przez profil zaufany;
   4. wysyłając pocztą elektroniczną podpisany skan zgody. Niezbędne jest wtedy zweryfikowanie adresu mailowego lub żądanie dodatkowych informacji potwierdzających tożsamość.

Informacje dla osób chcących złożyć wniosek o udzielenie informacji publicznej.

Tryb składania wniosku o udzielenie informacji publicznej w Poradni.

1. Wniosek o udostępnienie informacji publicznej należy przekazać do Poradni w jednej z niżej wymienionych form:
   • przesłać pocztą elektroniczną na adres: ppppuszczykowo@powiat.poznan.pl;
   • przesłać za pomocą Elektronicznej Skrzynki Podawczej (ePUAP);
   • przesłać pocztą tradycyjną na adres: ul. Żupańskiego 2, 62-040 Puszczykowo;
   • złożyć osobiście w siedzibie Poradni (adres jak powyżej).
2. Termin i forma udzielana informacji publicznej
   • udostępnienie informacji publicznej na wniosek następuje bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku; w przypadku, gdy informacja publiczna nie może być udostępniona w powyższym terminie, Poradnia powiadomi o powodach opóźnienia oraz o nowym terminie udzielenia informacji, nie dłuższym jednak niż 2 miesiące od dnia złożenia wniosku,
   • udostępnienie informacji publicznej na wniosek następuje w sposób i w formie, jakie zostały określone we wniosku przez wnioskodawcę, chyba że środki techniczne, którymi dysponuje Poradnia uniemożliwiają udostępnienie informacji w określony we wniosku sposób i w określonej formie.
3. Opłaty
   Dostęp do informacji jest bezpłatny, z wyjątkiem sytuacji, gdy Poradnia w wyniku udostępnienia informacji publicznej ma ponieść dodatkowe koszty związane z określonym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę określoną we wniosku. Poradnia może pobrać od wnioskodawcy opłatę w wysokości odpowiadającej poniesionym kosztom. W tym wypadku, Poradnia w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku powiadamia wnioskodawcę o wysokości opłaty. Udostępnienie informacji, zgodnie z wnioskiem, następuje po upływie 14 dni od dnia powiadomienia wnioskodawcy, chyba że wnioskodawca dokona w tym terminie zmiany wniosku w zakresie sposobu lub formy udostępnienia informacji lub wycofa wniosek.

Klauzula informacyjna dla osób składających wniosek o udostępnienie informacji publicznej

Szanowni Państwo,

Zgodnie z postanowieniami art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”), informujemy, że:

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna z siedzibą przy ul. Żupańskiego 2, 62-040 Puszczykowo. Można się z nami kontaktować za pomocą poczty tradycyjnej na adres podany powyżej, lub pocztą elektroniczną na adres ppppuszczykowo@powiat.poznan.pl.
   Administrator powołał inspektora ochrony danych osobowych – Pana Marcina Mrozika, z którym można się skontaktować poprzez e-mail: iod@ppppuszczykowo.pl.
2. Przetwarzanie Państwa danych osobowych, w postaci zawartych we wniosku danych identyfikacyjnych, jest niezbędne do wypełnienia obowiązku w postaci rozpatrzenia wniosku o udostępnienie informacji publicznej, a jego podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.
3. Państwa dane osobowe przetwarzane są wyłącznie w celu rozpatrzenia i realizacji wniosku o udostępnienie informacji publicznej.
4. W wypadku zaistnienia konieczności wydania w Państwa sprawie decyzji administracyjnej może zaistnieć potrzeba uzupełnienia danych osobowych o adres korespondencyjny, stosownie do wymagań wynikających z ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018, poz. 2096, z późń. zm.).
5. Podanie przez Państwa danych osobowych nie jest obowiązkowe, jednak ich niepodanie może uniemożliwić rozpatrzenie wniosku o udostępnienie informacji publicznej.
6. Podane dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji wniosku oraz przechowywane przez okres wskazany w przepisach ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
7. Państwa dane osobowe udostępniamy lub możemy udostępnić podmiotom realizującym dla Poradni usługi outsourcingu Inspektora Ochrony Danych Osobowych oraz dostarczającym oprogramowanie umożliwiające komunikację elektroniczną.
8. Administrator nie zamierza przekazywać Państwa danych do państwa trzeciego ani do organizacji międzynarodowych.
9. W oparciu o przetwarzane dane osobowe Administrator nie będzie podejmował zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania.
10. Zgodnie z art. 13 ust. 2 lit. b) RODO osoba, której dane dotyczą ma prawo żądania od administratora dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych. Każde z tych żądań będzie przez Administratora rozpatrzone zgodnie z przepisami RODO.
11. W związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Informacje dotyczące realizacji praw osób, których dane osobowe są przetwarzane.

1. Żądania osób fizycznych w zakresie realizacji prawa do: dostępu do danych, sprostowania danych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu, cofnięcia zgody - powinny być skierowane do Administratora:
   1. pisemnie na adres: Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna, ul. Żupańskiego 2, 62-040 Puszczykowo (dalej też jako Poradnia); lub
   2. drogą mailową na adres ppppuszczykowo@powiat.poznan.pl lub iod@ppppuszczykowo.pl.
2. 2. Wniosek dotyczący żądania osoby fizycznej w zakresie realizacji jej praw powinien zawierać:
   1. dane dotyczące osoby: imię, nazwisko, dane kontaktowe;
   2. opis zgłaszanego żądania;
   3. podpis osoby zgłaszającej żądanie w przypadku zgłoszeń pisemnych;
   4. informacje o preferowanej formie odpowiedzi, jeżeli kanał odpowiedzi ma być inny niż zgłoszone żądanie.
3. Administrator bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie jednego miesiąca od otrzymania żądania osoby fizycznej realizuje żądanie tej osoby. W przypadku skomplikowanego żądania lub znacznej liczby zgłoszonych żądań, Poradnia w terminie jednego miesiąca od otrzymania żądania osoby fizycznej, poinformuje osobę fizyczną, której dane dotyczą, o przedłużeniu terminu o maksymalnie kolejne dwa miesiące wraz z podaniem przyczyn opóźnienia.
4. W przypadku, gdy żądanie osoby fizycznej nie może zostać uwzględnione, Inspektor Ochrony Danych poinformuje osobę fizyczną w w/w terminach o odmowie realizacji żądania wraz z podaniem przyczyny.
5. Realizacja żądań osoby, której dane dotyczą jest bezpłatna. Wyjątkowo – w przypadku, gdy żądania tej osoby są ewidentnie nadmierne lub częste – Administrator ma prawo pobrać opłatę w wysokości uwzględniającej koszty udzielenia odpowiedzi.

drukuj (Informacje dotyczące RODO)